UW PLATFORM VOOR DE WERKPLEK VAN DE TOEKOMST

DE MANIER WAAROP WE WERKEN, VERANDERT

Is uw werkplek klaar voor de toekomst?

We werken volop hybride. Medewerkers zijn niet meer gebonden aan een vaste werkplek. Zij willen zelf kiezen waar en wanneer zij werken. Of dat nu op kantoor, thuis, onderweg of bij de klant is.

Als organisatie staat u voor de uitdaging om een werkomgeving te creëren die meegroeit met de manier waarop uw medewerkers het liefste werken, elkaar ontmoeten, socializen én samenwerken. Ook is het belangrijk dat u de werkomgeving flexibel kunt aanpassen op nieuwe manieren van werken. Zo verhoogt u de productiviteit, het werkplezier en de medewerkerstevredenheid.

Hoe richt u de onderstaande zaken in als medewerkers kiezen wanneer ze naar
kantoor komen?

Makkelijk werkplekken/vergaderruimtes vinden en reserveren.
Piekmomenten of (te) hoge bezetting op kantoor voorkomen.
Garanderen dat er voldoende zitplaatsen en parkeerplaatsen beschikbaar zijn.
De aankomst van een collega of bezoekers op kantoor goed organiseren/coördineren.
Ervoor zorgen dat collega’s elkaar snel weten te vinden voor samenwerking.

In dit e-book ontdekt u hoe u dit aanpakt en slim organiseert met een reserveringssysteem in de cloud.

VEREENVOUDIG HYBRIDE WERKEN

Verbind en motiveer medewerkers

Als medewerkers zelf kiezen welke dagen zij naar kantoor komen, is het belangrijk dat zij snel en efficiënt een werkplek en/of vergaderruimte kunnen reserveren. Zo gewenst inclusief parkeerplaats. Ook willen zij altijd en overal hun komende vergaderingen inzien.

Met een reserveringssysteem in de cloud maakt u dit mogelijk. Medewerkers zien via plattegronden o.a. precies welke werkplekken en vergaderruimtes beschikbaar zijn en waar en wanneer hun collega’s aanwezig zijn. Handig als u wilt samenwerken of elkaar snel wilt vinden.

Tegelijkertijd kunt als organisatie het aantal beschikbare werkplekken en ruimtes eenvoudig beheren. U krijgt onder meer inzicht in de dagelijkse kantoorbezetting. Waardoor u duurzame en kostenefficiënte beslissingen kunt maken over de inrichting en het gebruik van uw pand(en).

40% van de medewerkers verliest
tot 30 minuten per dag met het zoeken naar een geschikte plek
om samen te werken.

Forbes, 2022

ÉÉN PLATFORM. ONBEGRENSDE MOGELIJKHEDEN.

Vereenvoudig taakbeheer
voor medewerkers

U wilt dat medewerkers plezierig en productief werken, zonder dat zij veel tijd verliezen aan bijzaken. Denk aan het continu switchen tussen apps om vergaderingen te boeken, het bezoek van een klant te regelen, issues met apparatuur door te geven of aankomende afspraken in te zien.

Wat is RICOH Spaces?

RICOH Spaces brengt alles wat met werkplekbeheer te maken heeft samen op één gebruiksvriendelijk platform. Het systeem integreert activiteiten zoals reserveren van bureaus, beheer van vergaderruimtes, bewegwijzering en nog veel meer - waarbij de goede kanten van de fysieke kantoorervaring behouden blijven en naadloos worden gecombineerd met de voordelen van werken op afstand.

De mogelijkheden

Reserveren van een vergaderzaal en/of een werkplek, inclusief parkeerplaats, catering, etc ...
Plattegronden bekijken met realtime beschikbaarheid van werkplekken en ruimtes
Bezoekers vooraf registreren voor
een snelle check-in
Verwelkom en leid bezoekers door het kantoor met interactieve bewegwijzering

RICOH Spaces integreert eenvoudig met Office 365 en Google Workspace agenda's.

EEN OPLOSSING DIE MEEGROEIT
MET UW ORGANISATIE

Speel flexibel in op de behoeften van uw medewerkers

Organisaties die hun werkplekken kunnen aanpassen om beter in te spelen op veranderende werkstijlen hebben niet alleen voordelen op het gebied van kostenbeheersing, maar ook op het gebied van wendbaarheid en productiviteit.

RICOH Spaces is een volledig schaalbaar product. Zo anticipeert u snel op de actuele behoeften van medewerkers. U faciliteert hybride werken optimaal en creëert een flexibele werkomgeving, waarin uw medewerkers altijd en overal verbonden houdt.

Ons team van experts toont u graag de mogelijkheden om uw kantooromgeving en ruimtes optimaal te benutten. En helpt u graag met een inrichting die past bij de nieuwe manier van werken.

Waar de meeste softwareleveranciers simpelweg een universele aanpak bieden, is Ricoh echt betrokken bij
het vinden van antwoorden op onze unieke uitdagingen.

David Peters, hoofd IT bij de CBI

OPTIMALISEER UW WERKOMGEVING

Benut werkplekken en ruimtes maximaal

Het kantoorpand vormt voor uw organisatie één van de grootste kostenplaatsen. Zonder inzicht in uw kantoorruimte en hoe die momenteel gebruikt wordt, is het onmogelijk om te weten of u de juiste beslissingen neemt en wat de verwachte ROI is.

Door middel van IoT-sensortechnologie krijgt u met RICOH Spaces duidelijk inzicht in welke ruimtes optimaal gebruikt worden, en welke niet. Hierdoor kunt u als organisatie kostenbesparende en duurzame beslissingen nemen. Denk hierbij aan het vrijmaken van onderbenutte ruimtes voor nieuwe gebruikers. Of aan het (tijdelijk) sluiten van bepaalde verdiepingen in periodes waarin de bezetting naar verwachting laag zal zijn. Zodat u o.a. energie bespaart.

Het platform ondersteunt het beheer van de continu veranderende werkplek. U krijgt waardevolle inzichten over het gebruik van uw kantoor, zodat u de kansen ontdekt om de kosten te verlagen. En u profiteert van alle mogelijkheden die u nodig hebt voor efficiëntere, nieuwe manieren van werken.

Gemiddeld wordt er slechts 35-50% van de beschikbare werkplekken optimaal benut.

Beezy, 2021

CONTROLE OVER DE DAGELIJKSE BEDRIJVIGHEID

Met het platform RICOH Spaces kiest u voor een gebruiksvriendelijke oplossing in de cloud. De tool verbindt de gewenste touchpoints met elkaar via de beschikbare modules (zoals werk- en parkeerplek boeken, visitor management en vergaderruimtes reserveren). De tool kan rechtstreeks geïntegreerd worden met Office 365- en Google Workspace-agenda's. Uw data wordt centraal en veilig opgeslagen.

Bovendien maakt de tool gebruik van de bestaande Active Directory (AD). In deze database staan de digitale profielen van de medewerkers voor toegang tot het bedrijfsnetwerk, computers en mogelijk toegang tot het pand. Voor elk profiel is

ingesteld wie de medewerker is en wat hij binnen het bedrijf mag. Doordat u de AD kan koppelen scheelt dit veel tijd voor de IT-beheerder: zelf profielen aanmaken in RICOH Spaces is namelijk niet nodig.

Inclusief slimme integratiemogelijkheden

AAN DE SLAG

Wilt u ook aan de slag met een RICOH Spaces? Starten is eenvoudig. U kiest zelf uit een breed scala aan mogelijkheden en modules, zodat u flexibel inspeelt op de continu veranderende behoeften van uw medewerkers en organisatie. Denk aan modules voor:

Bureaus reserveren en beheren
Beheren en reserveren van vergaderzalen
Interactieve bewegwijzering
Serviceaanvragen indien (bv. aan het IT-departement)

parkeerplaatsen reserveren
Internet of Things (IoT)
Digitale signage
Bezoekersregistratie

Klantcase: easyJet

HOE EASYJET INSPEELT OP DE TOEKOMST VAN WERKEN

Situatie en uitdaging

Omdat de kantoren van easyJet op de Luton Campus bleven groeien, werd het een uitdaging om beschikbare vergaderzalen of bureauruimte te vinden. Het bedrijf moest snel nadenken over hoe het een nieuwe manier van 'hybride' werken kon beheren en mogelijk maken. De luchtvaartmaatschappij zocht naar een oplossing waarmee medewerkers flexibele bureauruimte kunnen aanvragen.

Oplossing

Na grondige gebruikerstests heeft easyJet samen met Ricoh de oplossing uitgerold, eerst als proef en daarna voor alle teams. easyJet-medewerkers kunnen eenvoudig via de mobiele app RICOH Spaces of een internetbrowser werkplekken reserveren. Bij aankomst hoeven ze alleen maar een QR-code op het gereserveerde bureau te scannen om hun aankomst te registreren. Het Property Team bij easyJet gebruikt de rapportagetools binnen RICOH Spaces om het huidige en historische gebruik van werkplekken te onderzoeken en om te helpen bij toekomstige wijzigingen.

Ricoh is een belangrijke partner voor easyJet, met echt flexibele dienstverlening. RICOH Spaces blijft een centraal onderdeel in ons werkplekmodel voor de toekomst en bij de ontwikkeling en verfijning van nog effectievere en betere manieren van samenwerken op afstand.

Charlie Rainer, Head of Corporate Technology bij easyJet

Klantcase: DPD

HOE DPD OMGAAT MET HYBRIDE WERKEN
EN EEN SNEL ELEKTRIFICERENDE VLOOT

Situatie en uitdaging

DPD bouwde in Vilvoorde een nieuw hoogtechnologisch sorteercentrum met aanpalende bureaus. Deze nieuwe infrastructuur moest aangepast zijn aan de actuele en toekomstige trends en uitdagingen op de arbeidsmarkt. In de “war on talent” is het belangrijk om het personeel de vrijheid te kunnen geven om flexibel te werken. De snelle omvorming naar een elektrisch wagenpark vereist een slim beheer van de laadinfrasturctuur.

Oplossing

DPD besloot in zee te gaan met Ricoh voor de installatie van hypermoderne vergaderruimtes en de implementatie van RICOH voor de installatie

van hypermoderne vergaderruimtes en de implementatie van RICOH Spaces voor het beheer van de flex desks, de vergaderzalen, visitor management en de parkeerplaatsen.

RICOH Spaces integreert naadloos in de bestaande IT-systemen van DPD en laat het personeel toe om op een makkelijke en flexibele manier te gaan bepalen waar en wanneer ze werken. Zo kunnen de medewerkers zien wie van de collega’s reeds een plaats heeft gereserveerd, welke vergaderruimtes wanneer vrij zijn, en kunnen ze een laadpaal reserveren.
Zowel de Human Resources afdeling als Facility Management krijgen dankzij de uitbreide rapportage een beter zicht op de noden van de medewerkers, wat hen toelaat om hun beleid daar optimaal op af te stemmen.